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Como casi todo el mundo está de acuerdo, la automatización de los flujos de trabajo puede aportar a las organizaciones un valor empresarial extremo con la reducción de los costes operativos, la mejora de los servicios a los clientes y las ventajas competitivas. Entonces, con la promesa de tan grandes eficiencias, especialmente con innovaciones asombrosas como los servicios en la nube, la inteligencia artificial, la automatización de procesos robóticos y otros, ¿por qué no todas las organizaciones están implementando soluciones de automatización de flujos de trabajo? La respuesta es muy sencilla: la sobre complicación.

Digitaliza todo

No te compliques demasiado con tus proyectos iniciales de digitalización. A menudo, los proyectos intentan resolver todo el problema en una sola pieza enorme en lugar de hacerlo en pequeñas y sabrosas porciones. Resiste la tentación de hacer demasiadas cosas diferentes a la vez.

Mi consejo es que empiece por documentar los procesos empresariales existentes que impliquen algún tipo de intervención manual o humana. A continuación, considere cómo puede digitalizar cada uno de estos procesos desde el inicio de una transacción. 

Pregúntese: «¿Es este un proceso que puede nacer digital?». A continuación, si el proceso de trabajo puede utilizar algún tipo de dispositivo de captura, determine qué tipo de dispositivo es el más adecuado para capturar la información.

Sí va a capturar documentos, ¿es mejor utilizar la cámara de un smartphone, una fotocopiadora digital o un escáner de documentos de un solo uso? Si va a capturar vídeo, ¿es suficiente un smartphone o necesita una cámara fija? O si se trata de capturar voz, ¿funcionará un dispositivo de tipo asistente de voz para el hogar, tiene que ser un micrófono incrustado o lo mejor es utilizar auriculares como los que muchos utilizamos en nuestras videoconferencias?

Las respuestas variarán en función del flujo de trabajo concreto, así que lo único que hay que decir es que si empiezas por digitalizarlo todo podrás iniciar tu proceso de flujo de trabajo. 

Dale Index a todo lo que puedas

Admito que la indexación de los contenidos digitales suele ser la parte más difícil de una estrategia eficaz de automatización del flujo de trabajo, pero es de vital importancia para el resto del proceso de flujo de trabajo descendente. 

La indexación, o la creación de metadatos, es el punto crucial en el que su sistema de flujo de trabajo va a ser realmente inteligente al entregar contenido inteligente a su proceso descendente, o, como dice el viejo refrán, «basura que entra, basura que sale». Su proceso de flujo de trabajo descendente puede sufrir enormemente por la falta de metadatos, por tener que corregir demasiados errores de reconocimiento o, lo peor de todo, por metadatos erróneos.

A menudo sólo se tiene una oportunidad para capturar un trozo de información y digitalizarlo; por eso siempre recomiendo recopilar todos los metadatos que se puedan sobre cualquier información que se esté capturando. Nunca se sabe cuándo se pueden utilizar datos como la ubicación GPS, la marca de tiempo de la transacción o quién creó un contenido digital. Nunca se sabe cuándo una pieza de metadatos que no creías importante para tu proceso puede ser muy útil para utilizarla en alguna aplicación de IA analítica en la que puedas encontrar curas para el cáncer, encontrar un patrón para comerciar con acciones de forma más eficiente o desbloquear otras valiosas perspectivas de negocio almacenadas en lo más profundo de tus silos de datos corporativos.

A menudo, lo difícil no es la tecnología en sí, sino la taxonomía, o la organización lógica, de su contenido, que debe ser una decisión previa a la implantación de una tecnología. En otras palabras, utilizando un flujo de trabajo de cuentas por pagar como ejemplo, se debe tomar una decisión sobre qué información de indexación se requiere de cada tipo de documento, como una factura, una orden de compra o un conocimiento de embarque. Sólo entonces, una vez tomada la decisión, debe aplicarse la tecnología para automatizar este proceso.

En lo que respecta a su estrategia de indexación de documentos escaneados, hágase a sí mismo y a sus colegas un gran favor y, como mínimo, utilice el OCR de texto completo para indexar su contenido por documento. Esto significa que en lugar de almacenar la información del índice OCR en una base de datos, la información del índice (también conocida como metadatos) se almacena como una capa de texto oculta que forma parte del propio archivo PDF. 

Nunca se sabe cuándo esta capa de texto oculta de índice/metadatos resultará útil al poder importarla a una base de datos de búsqueda centralizada en algún momento del futuro. Créeme, habrás hecho un gran servicio aplicando el OCR de texto completo como primer paso lógico de tu estrategia global de indexación, especialmente cuando se utilizan innovaciones modernas como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para la indexación. Estas tecnologías pueden tomar este OCR de texto completo y, mediante un algoritmo, ser capaces de realizar una indexación aún más avanzada, como el procesamiento de documentos no estructurados o incluso la indexación semántica.

Pensar globalmente, actuar localmente

Aunque la digitalización de los contenidos y la indexación de los metadatos dentro de los procesos empresariales es una estrategia muy recomendable para la automatización eficiente de los flujos de trabajo, esto no significa que se deba ser demasiado ambicioso y hacer las cosas de forma temeraria. Es mejor adoptar un enfoque medido y aplicar el cambio en pequeños incrementos.

No piense que toda esta digitalización tiene que estar perfectamente conectada con un proceso de flujo de trabajo perfecto el primer día. Es mucho mejor no intentar hervir el océano; más bien, tomar un pequeño proceso y mejorarlo. Empiece por un departamento y solucione un problema concreto. Una vez solucionado este problema, cree otra «victoria» con la colaboración interdepartamental.

Modelar los flujos de trabajo antes y después de los escenarios para demostrar un claro retorno de la inversión

Con demasiada frecuencia, al considerar las soluciones de automatización de los flujos de trabajo, nos quedamos atrapados en la idea de hacer un grand slam en lugar de algo como un sólido doble que rellene los huecos, por utilizar una analogía del béisbol. Una forma de hacerlo en sus procesos empresariales es modelar escenarios de antes y después. Existen herramientas de software especializadas para el modelado de la gestión de procesos empresariales (BPM), o se puede utilizar algo tan sencillo como una hoja de cálculo de Excel.

Una de las mejores prácticas a la hora de planificar el despliegue de nuevos tipos de automatización de flujos de trabajo innovadores es observar el comportamiento humano y ser honesto en la evaluación del tiempo dedicado a realizar tareas finitas. Documente cuidadosamente cada uno de los pasos que le lleva a un humano completar una tarea desde el punto de vista del consumo de tiempo. Por ejemplo, en un escenario de caso de uso de flujo de trabajo de escaneo de documentos, se documentaría en el número de minutos que lleva cada pequeña tarea, como la eliminación de grapas, el tiempo dedicado a la introducción manual de claves y el traslado de papel del escritorio de una persona a la bandeja de entrada de otra.

Sólo después de recopilar todos los datos que pueda sobre el proceso de flujo de trabajo actual podrá empezar a modelar un escenario de antes y después. Resista la tentación de ofrecer sugerencias o mejorar el proceso en su proceso de recopilación de datos, porque la intención de este trabajo es establecer una línea de base de un cálculo de «tiempo consumido actual». Establecer una línea de base de los procesos de negocio existentes, sobre la que todos puedan estar de acuerdo, es una parte extremadamente valiosa (a menudo necesaria) del proceso para que pueda justificar el gasto de la compra e implementación de nuevos tipos de tecnologías y soluciones innovadoras de automatización del flujo de trabajo.

  

Elimine los puntos de fallo con un proceso de flujo de trabajo centralizado

Así como sugerí «digitalizar todo» anteriormente, lo mismo se aplica a «centralizar todo». Una vez más, mi consejo es mantener las cosas simples cuando se trata de un enfoque centralizado para sus procesos de flujo de trabajo.

En lo que respecta al proceso de digitalización de documentos, uno de los principales puntos de fallo, lo creas o no, es el propio controlador del escáner local. ¿Cuántos de nosotros hemos ido a utilizar un dispositivo conectado por USB, como una impresora, una cámara web u otro periférico externo, y nos hemos sentido frustrados cuando, por la razón que sea, el dispositivo USB no ha sido reconocido? Entonces, tras desenchufar y volver a enchufar el cable USB cinco veces y algo así como tres reinicios del ordenador, el dispositivo vuelve a funcionar. Por lo general, no se trata de un mal diseño por parte del fabricante del escáner ni de un fallo fatal que no pueda recuperarse; es simplemente la forma en que funcionan los sistemas operativos, y a veces hay errores inexplicables.

Con la innovación de los controladores de escáner modernos, se prefiere utilizar una arquitectura de controlador de escáner de servicios web con escaneo de documentos sin PC para eliminar los puntos de fallo en un proceso de flujo de trabajo. ¿Por qué? Porque con un controlador de escáner de servicios web se eliminan muchos problemas tradicionales de mantenimiento técnico, como la compatibilidad del sistema operativo, las actualizaciones del sistema operativo o los conflictos de USB. Además, los servicios web significan que un servidor puede alojar muchos escáneres en lugar de una relación uno a uno entre un escáner USB y un ordenador conectado.

  

Medir y controlar todo

En resumen, un sistema eficaz de automatización del flujo de trabajo es un proceso interminable de iteración para mejorar. Por lo tanto, es realmente importante recopilar, supervisar y medir tantos datos y métricas como sea posible para poder detectar y mejorar fácilmente sus procesos. 

Asegúrese de tener métricas de rendimiento clave muy granulares que midan elementos como el rendimiento general, o el volumen, de la estación de trabajo o del operador. En otras palabras, ¿Cuántos documentos se escanean o cuántas llamadas se realizan por persona en el proceso?

Sin embargo, tenga cuidado de no caer en la trampa de juzgar la eficiencia de su sistema de automatización del flujo de trabajo simplemente por la suposición de que un mayor volumen significa un mejor trabajo. A veces un volumen elevado no indica un buen trabajo, así que mida también la calidad de los datos limpios que llegan a su proceso de flujo de trabajo. Básicamente, asegúrese de que los errores en el proceso de flujo de trabajo no están provocando que tenga que volver atrás y arreglar las cosas más tarde, porque eso puede ser muy complicado, costoso y caro

Aunque todo esto pueda parecer abrumador, mi mejor consejo es mantener las cosas simples y eliminar las complicaciones. Sólo hay que recordar que hay que actuar localmente modelando escenarios de automatización del flujo de trabajo antes y después, y digitalizar, indexar y medir todo en una arquitectura tecnológica centralizada. 

Si aplica este tipo de pensamiento a la hora de implementar nuevas innovaciones en la automatización de su flujo de trabajo, podrá incrementar su camino hacia el éxito.