La calidad de los procesos es una tarea de equipo. Se acabaron los días en que los expertos en procesos se lanzaban en solitario a revolucionar las operaciones de una organización. Esos esfuerzos solían traducirse en costosos de honorarios de consultoría y pesados manuales de procedimientos que nunca veían la luz una vez presentado el informe final.

Hoy en día, las empresas reconocen que existe una gran cantidad de conocimientos sobre procesos en todos los niveles de la empresa. Todo lo que se necesita es la herramienta adecuada para acceder a él.

Esa herramienta es una plataforma de gestión de procesos como Nintex.

  

Encontrar el camino

Para implicar adecuadamente a los equipos en la gestión de los procesos empresariales, el uso de la plataforma adecuada es fundamental para el éxito. Hay otras muchas estrategias que pueden emplearse: una empresa puede organizar sesiones de intercambio de ideas entre departamentos para captar el contenido de los procesos y centrarse en comunicaciones claras y coherentes desde la dirección para garantizar que la excelencia de los procesos se entienda y priorice ampliamente.

Sin embargo, estos esfuerzos no pueden llegar a buen puerto si no se dispone de una plataforma intuitiva y de fácil acceso que facilite la búsqueda, el seguimiento y la contribución de la información sobre los procesos.

Las personas que mejor conocen sus procesos son las que los utilizan cada día. Su personal de primera línea es el experto en los sistemas, equipos y procedimientos que emplea, y posee una gran cantidad de información sobre los procesos.

El uso de una herramienta eficaz de gestión de procesos como las de Nintex ya que es una gran manera de incluir a los equipos en la captura de esos procesos, y mejorarlos.

Crear una conversación

Una clave sencilla para la colaboración en los procesos es facilitar que los usuarios de los mismos tengan voz. Todas las personas que han participado repetidamente en un procedimiento o práctica tendrán ideas para mejorar las cosas.

Si la documentación de los procesos está bloqueada y no se puede comentar, esas ideas pueden pasar de ser oportunidades creativas a ser quejas frustradas y, en última instancia, a no participar.

En cambio, Nintex invita a los usuarios a ofrecer comentarios sobre los procesos con un simple clic. Cualquiera que tenga acceso al proceso puede sugerir cambios o dar su opinión sobre cómo se podría mejorar el proceso.

Tampoco es un camino de ida. Las partes interesadas en el proceso pueden responder, involucrando a los usuarios en la conversación sobre la mejora, discutiendo cómo las ideas impactarán en el proceso y dónde los cambios serán más efectivos. Esa conversación se recoge en el historial del proceso, por lo que existe un registro de auditoría completo de los cambios que se han realizado y por qué.

Invite a la gente a participar

Tener una vía para contribuir a la mejora de los procesos es útil, pero a veces los usuarios de los procesos no sabrán dónde se necesita su experiencia a menos que se les muestre. Aunque los responsables de los procesos se encargan de dirigir los esfuerzos de captura y mapeo de los mismos, no conocen todos los aspectos de los procedimientos que están documentando. Es entonces cuando necesitarán la aportación de aquellos que viven y respiran las actividades y tareas en cuestión.

Nintex ofrece una solución sencilla. La etiqueta «por hacer» es una característica que los autores pueden añadir a sus mapas de procesos como una bandera para un mayor desarrollo. Sirve como una entrada de marcador de posición, lo que garantiza que el proceso no se detenga por la información limitada.

Y lo que es más importante, la etiqueta «por hacer» puede asignarse a un usuario específico. Se les notifica en su panel de control personalizado para que puedan ver lo que se requiere de ellos, y mientras tanto la etiqueta se muestra en el resumen del mapa del proceso, identificándolo como el usuario asignado.

La función «por hacer» facilita la invitación de colaboradores a la experiencia de escritura del proceso y evita que el ejercicio se detenga en algún momento.

Hazlo personal

Las notificaciones individualizadas, como las etiquetas «por hacer», mantienen la gestión de los procesos presente en la mente de las personas. En el día a día es demasiado fácil centrarse en la tarea que se está realizando y no dar un paso atrás para considerar qué es lo que se está haciendo o por qué. En consecuencia, la gestión de los procesos se convierte a menudo en una preocupación ajena.

Un tablero de procesos personal anima a los usuarios a comprometerse con sus procesos. Con Nintex, cada miembro de su equipo puede ver cuándo se actualizan sus procesos o si hay revisiones pendientes. Al ser invitados a comprobar lo que ha cambiado o a evaluar el grado de actualización del registro, se ven arrastrados al ciclo de mejora y se comprometen con otros que están trabajando junto a ellos para mejorar los procesos empresariales.

Elija una plataforma de colaboración para el éxito

Crear una cultura de excelencia en los procesos significa que todo el mundo tiene que estar a bordo. Mantener a las personas informadas, motivadas y actualizadas es sólo la mitad de la batalla. Tienen que ser participantes activos, y ese tipo de colaboración es más fácil cuando se apoya en una plataforma de gestión de procesos eficaz.

Nintex ofrece una forma sencilla de que los equipos contribuyan a la mejora de los procesos, fomenten la conversación y mantengan a todos comprometidos diariamente. Con la plataforma adecuada, los equipos pueden tomarse en serio la propiedad de los procesos, y sus procesos reflejarán ese compromiso.